Viajar con un gran número de personas puede ser una experiencia extremadamente estresante. Sin embargo, una de las principales ventajas de viajar con un grupo grande es que puedes aprovechar descuentos especiales y otros beneficios. Las aerolíneas como Southwest ofrecen numerosas ventajas para las reservas de grupos y algunas de ellas pueden ahorrarle mucho tiempo y dolores de cabeza.
En este artículo, te diré todo lo que necesitas saber sobre la política de viajes grupales de Southwest Airlines. Cubriré cosas como descuentos, depósitos y también hablaré sobre los ahorros. También le mostraré el número de teléfono al que debe llamar para reservas de grupos y qué esperar.
¿Cuál es la política de viajes grupales de Southwest?
Si viaja en un grupo de 10 o más pasajeros, puede obtener descuentos exclusivos y mayor flexibilidad con sus boletos al reservar a través del Programa de viajes grupales de Southwest. No hay requisitos estrictos para el grupo, pero muchos grupos comunes consisten en:
- grupos escolares
- Grupos religiosos
- Grupos familiares
- Grupos deportivos
¿Cuáles son los beneficios de viaje de Southwest Group?
Reservando con un grupo de 10 o más pasajeros podrás beneficiarte de los siguientes beneficios:
- Pagos flexibles: no se requiere pago por adelantado para crear una reserva de grupo.
- Sin tarifas adicionales: sin tarifas de reserva, emisión de boletos o cambios.
- Cambios de nombre ilimitados: Cambios de nombre ilimitados hasta 72 horas antes de la salida.
- Gane boletos de ida y vuelta: gane un boleto de ida y vuelta para usar en el itinerario de su grupo por cada 30 pasajeros reservados (se aplicarán impuestos y cargos).
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Cosas que saber
depósito de $50
Si bien no se requiere un pago por adelantado para hacer una reserva de grupo, deberá realizar un depósito de $ 50 por pasajero. Este depósito de $50 no se destinará al costo de la tarifa aérea y, en cambio, se reembolsará dentro de los cinco días hábiles posteriores a que haya realizado el pago final.
Dependiendo de cómo se procese con el proveedor de su tarjeta de crédito, podría tomar uno o dos estados de cuenta para que aparezca el reembolso. Desafortunadamente, esto pone en aprietos a aquellos que manejan límites de crédito más pequeños.
Nota: La tarjeta de crédito es la única forma de pago aprobada para el depósito y el pago se puede realizar cargando un formulario de Carta de autorización (LOA) completado y firmado a través de www.swagrouptravel.com o llamando al 1-800-433-5368.
La cancelación de su reserva de grupo resultará en la pérdida del monto del depósito. Sin embargo, los pasajeros aún deberían ser elegibles para los fondos de viaje, según un representante con el que hablé.
Número de teléfono de viajes grupales de Southwest
El número de teléfono para viajes en grupo de Southwest es: 1(800)433-5368. La línea está abierta de lunes a viernes de 5 a. m. a 12 a. m., hora estándar central. Las reservas de grupo se deben hacer por teléfono y no se pueden hacer en línea.
Algo que debe saber sobre este número de teléfono es que los tiempos de espera pueden ser extremadamente largos, como esta persona que esperó 4.5 horas. Dudo que tenga que esperar, ya que las largas esperas de más de una o dos horas no son tan infrecuentes.
Este es especialmente el caso si llama poco después de que se publique un nuevo horario. Por lo tanto, debería estar preparado para esperar mucho tiempo o intentar llamar durante las horas no pico.
Envío de nombres de pasajeros
Deberá completar el formulario de Excel que le permitirá ingresar todos los nombres de los pasajeros y luego podrá envíe el formulario a la página de Administración de viajes grupales de Southwest Airlines aquí. Esta plantilla de hoja de cálculo debe enviarse por correo electrónico después de comunicarse con Southwest por teléfono.
Deberá completar todos los diferentes campos que incluyen:
- Nombre del líder del grupo
- Correo electrónico
- Fecha de salida
- Número de confirmación
- Se requerirá la información del pasaporte para las reservas internacionales
Para los pasajeros necesitarás:
- Nombre legal completo
- Fecha de cumpleaños
- Género
- Número de reparación (si corresponde)
Sugeriría tratar de obtener una coincidencia exacta con la identificación emitida por el gobierno de la persona y los nombres que ingresa en la hoja de cálculo. No siempre tienes que tener una coincidencia exacta con un segundo nombre, pero creo que ayuda.
Si necesita realizar cambios en los nombres de los pasajeros, puede hacerlo ingresando sus actualizaciones en la pestaña «Cambios» en la Plantilla de nombre de Excel proporcionada por Southwest Airlines. Recuerda que los nombres se pueden cambiar hasta 72 horas antes de la salida.
Enviando su pago
Si ya envió una lista de nombres completa, puede llamar al 1-800-433-5368 para pagar por teléfono, con tarjeta de crédito o PayPal. También puede cargar un formulario de Carta de autorización (LOA) completo en la página de Administración de viajes grupales de Southwest Airlines.
Southwest no acepta pagos múltiples.
Si paga mediante transferencia bancaria, asegúrese de llamar o enviar un correo electrónico a [email protected] al menos siete días hábiles antes de la fecha de vencimiento del pago final para recibir instrucciones detalladas para enviar su transferencia bancaria.
Los boletos grupales son específicos para el vuelo y la fecha y no se pueden cambiar, usar o cambiar por viajes en otros vuelos.
¿Cuánto son los descuentos?
El monto de la tarifa con descuento solo variará según su vuelo. Southwest generalmente ofrece varias tarifas diferentes para el mismo vuelo y solo unas pocas personas selectas pueden aprovechar cada tarifa.
Entonces, por ejemplo, la tarifa más baja solo puede estar disponible para 6 u 8 pasajeros, la segunda tarifa más baja solo puede estar disponible para los siguientes seis u ocho pasajeros y así sucesivamente. No tengo ni idea de la cantidad exacta de pasajeros, pero te haces una idea….
Cuando reserva como grupo, debe recibir una tarifa inferior al precio promedio, pero probablemente no tan baja como la tarifa más baja disponible. En algunos casos, podría resultar más económico para los pasajeros reservar sus propios billetes individuales.
Sin embargo, esto probablemente depende del tamaño del grupo. Para grupos grandes, supongo que estaría pagando una tarifa por debajo del promedio y estaría mejor con la tarifa de viaje grupal, especialmente considerando la flexibilidad adicional.
Si encuentra un precio más barato en línea, Southwest es un poco confuso con lo que harán. Por ejemplo, que respondan a esta pregunta específica afirmando lo siguiente:
Vi una tarifa más baja disponible en suroeste.com en comparación con lo que me cotizaron a través de Group Travel Services. ¿Puedo obtener el precio del sitio web en mi reserva de grupo?
Las tarifas de Southwest.com y las tarifas de grupo difieren de muchas maneras, y cada una ofrece sus propios beneficios exclusivos. La mejor opción para usted está determinada por sus necesidades de viaje. Las tarifas de suroeste.com a menudo solo están disponibles en línea y, por lo general, tienen cantidades limitadas disponibles. Es posible que no haya suficientes asientos al precio en línea para todo su grupo. Las tarifas de suroeste.com tienden a funcionar mejor para grupos pequeños que no necesitan mucha flexibilidad en sus planes de viaje. Las tarifas de grupo funcionan mejor para grupos de diez o más que pueden requerir flexibilidad con cambios de nombre y pagos.
Esto suena como una buena manera de decirle que no puede igualar su precio (o al menos no una igualación garantizada). Sin embargo, probablemente no estaría de más llamar y solicitar la igualación de precios si la encuentra. Nunca sabes lo que pueden hacer.
Comprobación previa de la TSA
No puede ingresar su número de viajero conocido al hacer reservaciones de Southwest Group Travel. Esto significa que es probable que los pasajeros no reciban la verificación previa de la TSA. Si no está familiarizado con TSA Pre-check, es un programa que le permite acceder a controles de seguridad acelerados y puede ahorrarle mucho tiempo. Puedes encontrar más información sobre el programa aquí.
Recompensas rápidas
Cuando ingrese los nombres de los pasajeros que viajan, no tendrá un campo para ingresar en el número de Rapid Rewards. Esto significa que los pasajeros no recibirán automáticamente Rapid Rewards por su vuelo. Sin embargo, parece posible llamar después del hecho y solicitar que se emita Rapid Rewards.
Vuelos desde múltiples puntos de partida
Si tiene muchas personas que vuelan a un solo lugar desde diferentes lugares del país, es posible que se pregunte si también puede calificar para las tarifas de viajes grupales. Southwest ofrece una opción para situaciones como esta, pero requerirá una gran cantidad de pasajeros.
Southwest Airlines ofrece un programa de reuniones formales para reuniones corporativas y convenciones con un mínimo de 150 Viajeros a través de SWABIZ. Para hacer que Southwest Airlines sea la aerolínea oficial de su reunión y averiguar si es elegible, visite www.swabiz.com y presentar un formulario de Solicitud de Acuerdo de Reuniones.
El proceso de registro de grupo
El proceso de check-in es un poco diferente para Southwest Group Travel y el proceso exacto de check-in dependería de si viaja en un vuelo nacional o internacional. Básicamente, si su vuelo es un vuelo nacional, puede facturar el grupo o pasajeros específicos, pero si está facturando para un vuelo internacional, deberá facturar a cada pasajero de uno en uno.
A continuación se encuentran las instrucciones específicas proporcionadas por Southwest.
Grupos Domésticos
1. Vaya a suroeste.com y haga clic en «Registrarse» para reservar sus posiciones de abordaje. Ingrese el número de confirmación y el nombre y apellido de cualquiera de sus viajeros.
2. Tiene la opción de registrar a todo el Grupo o seleccionar Pasajeros específicos.
3. Los nombres de los Pasajeros registrados con éxito junto con sus posiciones de abordaje comenzarán a aparecer en la pantalla uno a la vez. Tenga en cuenta: Ciertos Pasajeros pueden no ser elegibles para el check-in en línea y deben dirigirse al mostrador de boletos.
4. Una vez que llegue al aeropuerto, diríjase al mostrador de boletos para recibir sus tarjetas de embarque.
Grupos Internacionales
1. Vaya a southwest.com y haga clic en ‘Registrarse’ para reservar sus posiciones de abordaje. Ingrese el número de confirmación y el nombre y apellido de cualquiera de los viajeros.
2. Solo podrá facturar un Pasajero a la vez.
3. Se necesitará un pasaporte válido e información de contacto de emergencia para completar el proceso de registro.
4. Repita los pasos 1 a 3 para cada Pasajero internacional.
4. Una vez que llegue al aeropuerto, diríjase al mostrador de boletos para recibir sus tarjetas de embarque.
Embarque de Southwest Group Travel
Si no está familiarizado con el proceso de embarque de Southwest, funciona así. Se le entrega una tarjeta de embarque que pertenece a uno de los tres grupos: A, B o C. Luego se le otorga un número dentro de ese grupo y ahí es donde se alineará para abordar el avión. No hay asientos asignados, por lo que todos los asientos están abiertos para todos. Lea más sobre el proceso de embarque aquí.
Si viaja con un grupo, es posible que tenga la tentación de ahorrar asientos en el avión. Pero debe tener en cuenta que muchas personas desaprueban reservar asientos en Southwest. Mi consejo sería que te dirijas a la parte trasera del avión, donde la gente es más indulgente con tu reserva de asientos.
Quizás se esté preguntando acerca de Southwest EarlyBird, que es un servicio que le permite registrarse automáticamente y asegurar una mejor posición para abordar por una tarifa de $15 a $25. Desafortunadamente, Southwest EarlyBird no está disponible para boletos comprados como parte de un itinerario de grupo.
Tarifas de equipaje de Southwest Group Travel
Southwest le permitirá viajar con sus dos primeras maletas registradas de forma gratuita. Se aplica incluso cuando se viaja en grupo. Si tiene dudas sobre los cargos por equipaje adicional o por equipaje de gran tamaño, haga clic aquí para obtener más información sobre la política de cargos por equipaje de Southwest.
última palabra
El programa Southwest Group Travel puede ser una excelente manera de volar con un grupo grande porque puede ahorrar dinero y obtener mayor flexibilidad con los cambios de nombre. Sin embargo, es probable que tenga que lidiar con tiempos de espera muy largos en el teléfono y tendrá que prescindir de algunos beneficios como EarlyBird y Pre-check.
Si se trata de un grupo más pequeño, sugeriría comparar los precios de reservarlos individualmente para ayudar a las personas a ahorrar dinero, pero todo podría depender de la ruta.
Foto de portada por Tomás Del Coro a través de Flickr.